Veel vergaderlocaties werken met een vast tarief voor de zaalhuur, terwijl bij arrangementen wordt gevraagd naar een prijs per persoon.

Belangrijk om te weten
Het is allereerst van belang om een onderscheid te maken tussen de Zaalhuur en de Vergaderarrangementen.
De prijs voor de huur van een vergaderruimte kan worden ingesteld onder Zalen. Dit tarief is ‘vast’, alhoewel afhankelijk van de gekozen tijdsduur waarvoor de betreffende ruimte kan worden gehuurd. Uiteraard kan er dus een prijs worden ingevuld per uur, per dagdeel en per dag. Met ‘vast’ bedoelen we hier dan ook dat het een huurtarief betreft dat niet afhankelijk is van de bezetting (Tarief per seat).

Instructie voor het instellen
De vaste zaalhuur (die dus niet afhankelijk is van het aantal personen) kan worden ingesteld onder Zalen. Bij de Arrangementen kan ervoor worden gekozen om een tarief te vermelden inclusief zaalhuur, maar dit hoeft niet.​

Vergaderarrangement inclusief zaalhuur
Indien u een vergaderarrangement aan wilt bieden waarbij de zaalhuur is inbegrepen, dan kunt u dit bij het betreffende vergaderarrangement instellen. Log in op uw persoonlijke beheeromgeving en ga naar Aanpassingen > Vergaderarrangementen.
Kies voor ‘Arrangement toevoegen’ of open het betreffende vergaderarrangement door dit te bewerken. In het blok getiteld ‘Inbegrepen in dit vergaderarrangement’ selecteert u bij ‘Is de zaalhuur inbegrepen?’ de optie ‘Ja’.

Vergaderarrangement exclusief zaalhuur
Arrangementen waarbij de zaalhuur niet is inbegrepen, zijn bedoeld voor het bieden van een ‘package’ waarin het gebruik van de aanwezige middelen (bijv. schrijfwaren) en een bepaalde cateringverzorging is inbegrepen. Vergaderarrangementen worden altijd ingesteld als een prijs per persoon. Bij deze arrangementen dient de boeker er dus rekening mee te houden, dat met tarief los staat van de zaalhuur.

Instellen zaalhuur
U kunt de tarieven voor uw vergaderruimtes instellen onder Aanpassingen > Zalen.
Let er op dat u uw zaalhuur alleen kunt selecteren als u bij het optie ‘Specificatie zaalhuur’ heeft gekozen voor ‘Wij werken (ook) met losse zaalhuur’.